cara membuat izin sekolah
Cara Membuat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Praktis
Surat izin sekolah adalah dokumen penting yang memberitahukan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa karena alasan tertentu. Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi dan membantu siswa menghindari sanksi karena absen tanpa pemberitahuan. Membuat surat izin sekolah yang baik dan benar sangat penting agar permohonan izin disetujui. Berikut adalah panduan lengkap dan praktis tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif dan profesional.
1. Memahami Struktur Surat Izin Sekolah
Sebelum menulis, penting untuk memahami struktur dasar surat izin sekolah. Struktur ini memastikan informasi tersampaikan dengan jelas dan terorganisir. Secara umum, surat izin sekolah terdiri dari beberapa bagian utama:
- Kop Surat (Opsional): Jika Anda menggunakan kertas berkop surat (misalnya, dari orang tua/wali yang bekerja di perusahaan), bagian ini sudah tersedia. Jika tidak, bagian ini bisa dihilangkan.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dituliskan di pojok kanan atas atau kiri atas surat.
- Perihal: Bagian ini menyatakan tujuan surat, yaitu “Izin Tidak Masuk Sekolah.”
- Yth. (Yang Terhormat): Ditujukan kepada kepala sekolah atau guru wali kelas.
- Isi surat: Bagian inti surat yang berisi informasi alasan izin, tanggal tidak masuk, dan informasi relevan lainnya.
- Salam Penutup: Ungkapan sopan seperti “Hormat saya” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (jika beragama Islam).
- Tanda tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangan orang tua/wali dan nama lengkap mereka.
- Nama Siswa dan Kelas: Nama lengkap siswa dan kelas yang bersangkutan.
2. Menentukan Alasan Izin yang Tepat
Alasan izin harus jelas, jujur, dan dapat dipertanggungjawabkan. Beberapa alasan umum yang diterima sekolah meliputi:
- Sakit: Jika siswa sakit dan tidak mampu mengikuti pelajaran. Sertakan keterangan sakit jika memungkinkan (misalnya, dari dokter).
- Acara Keluarga: Pernikahan, pemakaman, atau acara keluarga penting lainnya.
- Hal Penting: Keperluan mendesak seperti pergi ke dokter gigi, mengurus administrasi, atau keperluan keluarga yang tidak bisa diwakilkan.
- Bencana Alam: Jika terjadi bencana alam yang menghalangi siswa untuk berangkat ke sekolah.
- Kegiatan di Luar Sekolah: Mengikuti lomba, pelatihan, atau kegiatan ekstrakurikuler yang disetujui sekolah (biasanya dengan surat dari pihak penyelenggara kegiatan).
Hindari memberikan alasan yang tidak jujur atau dibuat-buat. Kejujuran akan membangun kepercayaan antara orang tua/wali dan pihak sekolah.
3. Menyusun Kalimat yang Efektif dan Sopan
Gunakan bahasa yang formal, sopan, dan mudah dimengerti. Hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa informal. Berikut adalah contoh kalimat yang bisa digunakan:
- “Dengan hormat saya yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Orang Tua/Wali]orang tua/wali dari [Nama Siswa]siswa kelas [Kelas]bermaksud memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Mulai] sampai [Tanggal Selesai] karena [Alasan Izin].”
- “Sehubungan dengan [Alasan Izin]saya mohon izin kepada Bapak/Ibu [Nama Guru/Kepala Sekolah] agar anak saya diizinkan untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut.”
- “Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”
4. Membuat Surat Izin Sakit dengan Keterangan Dokter
Jika siswa sakit, sebaiknya lampirkan surat keterangan dokter (jika ada). Surat keterangan dokter akan memperkuat alasan izin dan memberikan keyakinan kepada pihak sekolah bahwa siswa benar-benar sakit. Dalam surat izin, sebutkan bahwa Anda melampirkan surat keterangan dokter.
Contoh kalimat: “Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti bahwa anak saya sedang sakit dan memerlukan istirahat.”
5. Membuat Surat Izin untuk Acara Keluarga
Jika siswa tidak masuk sekolah karena acara keluarga, jelaskan secara singkat acara tersebut dan mengapa kehadiran siswa sangat penting. Contoh:
- “Anak saya tidak dapat masuk sekolah pada tanggal [Tanggal] karena harus menghadiri pernikahan saudara kandung di [Lokasi]. Kehadiran anak saya sangat penting untuk membantu kelancaran acara tersebut.”
- “Kami sekeluarga akan menghadiri pemakaman [Nama Almarhum/Almarhumah] Dari [Lokasi] pada tanggal [Tanggal]. Oleh karena itu, anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar.”
6. Membuat Surat Izin untuk Urusan Penting
Jelaskan secara singkat urusan penting yang mengharuskan siswa untuk tidak masuk sekolah. Contoh:
- “Anak saya harus pergi ke dokter gigi pada tanggal [Tanggal] untuk melakukan perawatan rutin. Oleh karena itu, saya mohon izin agar anak saya diizinkan untuk tidak masuk sekolah pada hari tersebut.”
- “Saya harus mengurus administrasi penting di [Lokasi] pada tanggal [Tanggal]dan anak saya perlu menemani saya. Oleh karena itu, saya mohon izin agar anak saya diizinkan untuk tidak masuk sekolah.”
7. Memeriksa Kembali Surat Izin
Sebelum diserahkan, periksa kembali surat izin untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan, tata bahasa, atau informasi yang kurang lengkap. Pastikan semua informasi yang diperlukan sudah tercantum dengan jelas.
8. Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit)
[Tanggal Surat]
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas/Kepala Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nomor: [Nama Orang Tua/Wali]
Alamat: [Alamat Lengkap]
Orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas]
Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Mulai] sampai [Tanggal Selesai] karena sakit. Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti.
Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Orang Tua/Wali]
9. Contoh Surat Izin Sekolah (Acara Keluarga)
[Tanggal Surat]
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas/Kepala Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nomor: [Nama Orang Tua/Wali]
Alamat: [Alamat Lengkap]
Orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas]
Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal] karena harus menghadiri pernikahan saudara kandung di [Lokasi]. Kehadiran anak saya sangat penting untuk membantu kelancaran acara tersebut.
Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Orang Tua/Wali]
10. Tips Tambahan
- Komunikasi: Jika memungkinkan, hubungi guru wali kelas terlebih dahulu untuk memberitahukan rencana ketidakhadiran siswa.
- Serahkan Tepat Waktu: Serahkan surat izin sesegera mungkin, idealnya sebelum siswa absen.
- Fotokopi: Simpan fotokopi surat izin sebagai bukti jika diperlukan.
- Tindak Lanjut: Setelah siswa kembali masuk sekolah, pastikan ia menanyakan materi pelajaran yang tertinggal dan mengerjakan tugas yang diberikan.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan profesional, sehingga permohonan izin siswa dapat disetujui dengan lancar. Selalu utamakan kejujuran dan komunikasi yang baik dengan pihak sekolah.