cara membuat surat izin sekolah sendiri

Cara Membuat Surat Izin Sekolah Sendiri: Panduan Lengkap dan Contoh Terbaik

Membuat surat izin sekolah sendiri adalah keterampilan penting yang perlu dikuasai setiap siswa. Entah karena sakit, keperluan keluarga, atau alasan mendesak lainnya, surat izin menjadi jembatan komunikasi antara siswa dan pihak sekolah. Panduan ini akan memberikan informasi lengkap tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif, meyakinkan, dan sesuai standar.

1. Memahami Kebutuhan dan Tujuan Surat Izin

Sebelum mulai menulis, pahami dulu mengapa Anda membutuhkan surat izin. Apakah Anda sakit? Ada urusan keluarga penting? Atau mungkin ada kegiatan di luar sekolah yang mengharuskan Anda absen? Mengetahui alasannya akan membantu Anda merumuskan kalimat yang tepat dan meyakinkan. Selain itu, pahami peraturan sekolah terkait izin. Beberapa sekolah memiliki format khusus atau memerlukan lampiran bukti.

2. Persiapan: Informasi yang Harus Disiapkan

Pastikan Anda memiliki informasi berikut sebelum menulis surat izin:

• Nama Lengkap Siswa: Tuliskan nama lengkap Anda sesuai dengan data di sekolah.
• Kelas dan Nomor Induk Siswa (NIS/NISN): Informasi ini penting untuk identifikasi yang akurat.
• Tanggal Absen: Sebutkan tanggal atau rentang tanggal Anda akan absen.
• Alasan Absen: Jelaskan alasan Anda secara jujur dan ringkas.
• Bukti Pendukung (Jika Ada): Sertakan surat dokter, surat undangan, atau bukti lain yang relevan untuk memperkuat alasan Anda.
• Nama Orang Tua/Wali: Cantumkan nama lengkap orang tua atau wali yang akan menandatangani surat izin.
• Nomor Telepon Orang Tua/Wali: Berikan nomor telepon yang bisa dihubungi pihak sekolah jika diperlukan.

3. Struktur Surat Izin Sekolah yang Baik dan Benar

Surat izin sekolah memiliki struktur standar yang perlu diikuti:

• Kop Surat (Opsional): Jika Anda memiliki kop surat pribadi (misalnya, jika Anda aktif di organisasi), Anda bisa menggunakannya. Jika tidak, bagian ini bisa dihilangkan.
• Tanggal Surat: Tulis tanggal pembuatan surat di pojok kanan atas.
• Perihal: Tulis “Surat Izin Tidak Masuk Sekolah” atau “Surat Izin Absen Sekolah”.
• Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas [Nama Kelas]: Tuliskan nama lengkap guru wali kelas Anda. Jika tidak tahu, gunakan “Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas”.
• Isi surat: Bagian ini adalah inti surat. Jelaskan alasan Anda tidak bisa masuk sekolah.
• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Hormat kami,”.
• Tanda Tangan Siswa (Jika Diperlukan): Beberapa sekolah mewajibkan tanda tangan siswa di bawah salam penutup.
• Tanda Tangan Orang Tua/Wali: Tanda tangan orang tua/wali merupakan bukti persetujuan dan tanggung jawab.
• Nama Lengkap Orang Tua/Wali: Tulis nama lengkap orang tua/wali di bawah tanda tangan.

4. Bahasa yang Baik dan Benar dalam Izin

Gunakan bahasa Indonesia yang baku, sopan, dan formal. Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan yang tidak lazim. Perhatikan tata bahasa dan ejaan agar surat Anda terlihat profesional dan meyakinkan. Hindari kalimat bertele-tele dan sampaikan informasi secara ringkas dan jelas.

5. Contoh Surat Izin Sekolah karena Sakit

[Tanggal Surat]

Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas [Nama Kelas],

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya ingin memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]siswa kelas [Kelas] dengan nomor induk [NIS/NISN]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Absen] dikarenakan sakit.

Menurut pemeriksaan dokter, [Nama Lengkap Siswa] mengalami [Jenis Penyakit] dan disarankan untuk beristirahat di rumah. Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu Guru, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

[Nomor Telepon Orang Tua/Wali]

6. Contoh Surat Izin Sekolah karena Keperluan Keluarga

[Tanggal Surat]

Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas [Nama Kelas],

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya ingin memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]siswa kelas [Kelas] dengan nomor induk [NIS/NISN]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Absen] dikarenakan ada keperluan keluarga yang mendesak.

Kami sekeluarga harus menghadiri [Alasan Keperluan Keluarga, contoh: pernikahan saudara di luar kota]. Kami mohon izin agar [Nama Lengkap Siswa] dapat absen pada tanggal tersebut.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu Guru, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

[Nomor Telepon Orang Tua/Wali]

7. Contoh Surat Izin Sekolah karena Kegiatan di Luar Sekolah

[Tanggal Surat]

Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas [Nama Kelas],

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya ingin memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]siswa kelas [Kelas] dengan nomor induk [NIS/NISN]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Absen] dikarenakan mengikuti kegiatan [Nama Kegiatan] dipegang oleh [Nama Organisasi/Instansi].

Kegiatan ini merupakan [Penjelasan Singkat Manfaat Kegiatan, contoh: lomba tingkat nasional di bidang sains]. Bersama surat ini, saya lampirkan surat undangan/keterangan dari pihak penyelenggara kegiatan sebagai bukti.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu Guru, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

[Nomor Telepon Orang Tua/Wali]

8. Tips Tambahan Agar Surat Izin Anda Diterima

• Kirimkan Surat Izin Secepatnya: Idealnya, surat izin dikirimkan sebelum tanggal absen. Jika tidak memungkinkan, kirimkan sesegera mungkin setelah absen.
• Jujur dan Transparan: Jangan berbohong mengenai alasan absen. Kejujuran akan membangun kepercayaan.
• Sertakan Bukti yang Valid: Jika memungkinkan, sertakan bukti pendukung untuk memperkuat alasan Anda.
• Minta Bantuan Orang Tua/Wali: Pastikan orang tua/wali Anda memeriksa dan menandatangani surat izin sebelum dikirimkan.
• Menindaklanjuti: Jika Anda belum menerima konfirmasi dari pihak sekolah, jangan ragu untuk menghubungi guru wali kelas atau bagian administrasi sekolah.
• Perhatikan Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah memiliki kebijakan tersendiri mengenai izin. Pastikan Anda memahami dan mengikuti kebijakan tersebut.
• Gunakan Template yang Tepat: Jika sekolah menyediakan template surat izin, gunakanlah template tersebut.

9. Format Digital: Membuat Surat Izin dengan Microsoft Word atau Google Docs

Membuat surat izin secara digital memungkinkan Anda untuk menyimpan salinan dan mengirimkannya melalui email jika diperlukan. Gunakan Microsoft Word atau Google Docs untuk membuat surat izin dengan format yang rapi dan profesional. Anda bisa menggunakan template yang tersedia atau membuat format sendiri berdasarkan panduan di atas. Simpan file dalam format PDF untuk menjaga format dan mencegah perubahan yang tidak diinginkan.

10. Alternatif Komunikasi: Email atau Pesan Singkat

Beberapa sekolah mengizinkan pengajuan izin melalui email atau pesan singkat. Pastikan Anda mengetahui kebijakan sekolah terkait hal ini. Jika diizinkan, gunakan bahasa yang sopan dan formal dalam email atau pesan singkat Anda. Sertakan semua informasi yang diperlukan, seperti nama lengkap, kelas, NIS/NISN, tanggal absen, alasan absen, dan nama orang tua/wali. Pastikan orang tua/wali Anda mengetahui dan menyetujui pengajuan izin melalui email atau pesan singkat.